A nota fiscal é um documento extremamente importante para a maioria das empresas. Com ele, você pode realizar o registro de vendas de cada produtos e/ou serviço e manter sua empresa longe de problemas jurídicos. 

Diversas organizações são obrigadas a lançar esse documento. Portanto, é fundamental que todo empresário entenda o funcionamento do sistema e aprenda como emitir nota fiscal no seu negócio. Por isso, os especialistas da APPICE prepararam um artigo de primeira, para esclarecer todas as suas dúvidas sobre como emitir nota fiscal. Confira! 

O que é a nota fiscal? 

A nota fiscal é um dos documentos mais importantes de uma empresa. Além de arrecadar impostos sobre as transações comerciais, também visa registrar a compra e venda de cada produto e/ou serviço. 

Na maioria das operações, a emissão de nota fiscal é obrigatória, pois a partir desse documento que o fiscal consegue arrecadar os tributos devidos pela organização. Caso contrário, as empresas responsáveis podem ser punidas por prática de sonegação de impostos. 

Existem poucas exceções a esta regra, como no caso do MEI, onde a emissão de notas fiscais só é obrigatória quando a empresa realiza negócios com outras pessoas jurídicas ou quando os próprios consumidores solicitam esse documento. 

Como emitir a nota fiscal? 

Caso opte por uma única nota fiscal, você deverá fazer uma solicitação. Estados como Minas Gerais, Rio Grande do Sul e Santa Catarina permitem que você realize essa solicitação de forma totalmente online. Com o recibo pronto, para obter a nota fiscal basta ir até o órgão responsável na sua cidade e retirar o documento. 

A próxima opção, e a mais tradicional, é a nota fiscal do consumidor. Para essa, é necessário apenas preencher os dados e entregar ao cliente a primeira cópia do bloco de notas. A folha de cada bloco geralmente é válida por 3 anos.  

Agora, se você deseja obter suas NFs online, basta cadastrar sua empresa para que consiga emitir a nota fiscal eletrônica. Neste caso, após a finalização do cadastro, você terá um nome de usuário e uma senha, que lhe permitirá emitir notas fiscais via Internet. 

Tipos de Notas Fiscais 

Existe diversos tipos de notas fiscais, cada uma para registrar um determinado tipo de ação. Por isso, é importante que sua empresa se mantenha atenta aos assuntos a serem abordados em seu cotidiano, para que faça a escolha correta na hora de emitir esse documento. 

Nesse artigo vamos nos concentrar nos três tipos de notas fiscais mais utilizados: 

Nota Fiscal (NF) 

Além de outras operações, como importação, exportação, transporte e devolução, esse modelo também é utilizado para registrar a venda de todo e qualquer produto. Empresas como atacado, varejo, lojas e comércio eletrônico costumam usar esse tipo de nota fiscal. 

Nota Fiscal de Serviços (NFS) 

Este tipo de nota fiscal é utilizado para registrar a prestação de algum serviço. Agências de publicidade, desenvolvedores de software, cabeleireiros, médicos, professores particulares, entre outros, devem lançar esse documento. 

Nota Fiscal do Consumidor (NFC) 

Já esse último modelo vem para substituir o exemplar tradicional de cupom fiscal. Como no caso do varejo, esse documento é emitido diretamente para os clientes a cada venda, para que toda saída seja registrada e o cliente possa conferir sua compra posteriormente. 

Não emitir nota fiscal é crime? 

De acordo com o artigo 1º da Lei nº 8.137/1990, a omissão, adulteração ou não emissão de nota fiscal nas operações empresariais é crime de sonegação fiscal. Ele pode ser identificado pela Receita ou, até mesmo, pontuado a partir de reclamações dos próprios consumidores. 

Caso haja sonegação fiscal em que a nota fiscal é inexistente, a empresa está sujeita a receber uma multa entre 10% e 100% do valor de cada conta contestada. Uma das punições, previstas pela lei, por não emissão deliberada é a multa equivalente a 75% do valor da nota perdida. Já em casos de informações incorretas, a empresa está passiva a uma multa equivale a 20% do seu valor. 

Além de serem acumulativas, as violações também estão sujeitas a juros que aumentam a cada dia o valor em débito. 

Para evitar esses problemas e cumprir a legislação, sua empresa deve sempre emitir corretamente as notas fiscais. Nós, da APPICE, ainda recomendamos que as mantenha arquivadas por, aproximadamente, cinco anos. Assim, você irá garantir que as consultas sejam viáveis sempre que necessário. 

Nota fiscal e Cupom Fiscal são as mesmas coisas? 

Existe sim uma diferença entre o cupom fiscal e a nota fiscal, e ela está relacionada às informações fornecidas em cada uma desses documentos. 

Os cupons fiscais são um tipo de documento mais simplificado, com poucas informações sobre as vendas. Já a nota fiscal é um modelo de recibos de venda, usado em transações entre empresas. O documento contém informações detalhadas como: frete, dados fiscais da empresa, impostos, entre outros. 

Ou seja, a nota fiscal contém muitas informações, o que a torna um documento que requer mais tempo para a publicação. Porém, é recomendável que os lojistas utilizem cupons fiscais no seu dia a dia, já que sua emissão é realizada de uma forma mais rápida e prática, o que auxilia no aumento das vendas. 

Portanto, é importante que você saiba qual documento melhor atende as necessidades de sua empresa. Desse modo, você consegue evitar problemas burocráticos com o poder público. 

É permitido cancelar uma nota fiscal? 

O cancelamento de uma nota fiscal é permitido. No entanto, essa é uma atividade muito delicada e exige muita cautela. 

Por isso, opte por cancelar somente documentos extremamente necessários e tenha o máximo de cuidado ao preencher seus dados e os do cliente. Você pode solicitar o cancelamento de uma nota fiscal em situações onde: 

• Nenhum serviço foi fornecido; 
• O produto não foi entregue; 
• O cálculo do imposto está incorreto; 
• Escolha a data de trabalho errada; 
• Quando não há conhecimento do destinatário. 

Infelizmente, alguns empresários usam essa abordagem para sonegar impostos ou emitir notas frias. Para que não haja mal entendidos, a atenção deve ser redobrada em situações que exigem o cancelamento desse documento. 

Esperamos ter ajudado a esclarecer como emitir nota fiscal e a importância desse documento. Caso reste alguma dúvida, deixe um comentário abaixo ou entre em contato conosco. Ficaremos felizes em ajudá-lo. Aproveite para ler outros artigos como esse ou para conhecer os serviços de contábeis e tributários da APPICE!