Sim, vale a pena terceirizar o financeiro da sua empresa. Essa decisão, além de permitir ao empreendedor se concentrar nas atividades chaves, o BPO financeiro otimiza processos e reduz custos. 

O dia a dia do empreendedor não é fácil. Resolver problemas financeiros da empresa, prospectar novos clientes, fidelizar os clientes atuais, gerenciar e liderar equipes, resolver problemas financeiros e elaborar produtos e serviços para a empresa são algumas das tantas funções que esta pessoa desempenha. 

Cuidar da estratégia do negócio deveria ser a principal tarefa do empreendedor. Entretanto, com o acúmulo de funções, a estratégia não recebe a atenção que deveria. 

A saída para este problema é a terceirização. Empresas estão fazendo esta mudança nos serviços não relacionados à sua atividade-fim, como a limpeza, segurança, TI, dentre outros. Nesta mesma lógica, a terceirização do financeiro traz diversas vantagens para a empresa.  

Ainda não entende muito bem o que é o BPO financeiro e se vale a pena terceirizar? Sem problemas! Trouxemos as respostas para as principais dúvidas e tudo que você precisa saber sobre esse serviço.   

O que é BPO Financeiro? 

BPO é a sigla para Business Process Outsourcing, em português, Terceirização de Processos de Negócios, que pode ser aplicado à logística, RG, vendas e outros departamentos fundamentais, mas não relacionados à atividade-fim. Então, o BPO Financeiro é a terceirização do setor financeiro de uma empresa. 

Como funciona a terceirização do setor financeiro? 

A terceirização do setor financeiro consiste em transferir todas as atividades financeiras para um outro responsável, ou seja, contratar uma empresa especializada no serviço para que ela cuide de toda a rotina  financeira da empresa. 

Os serviços financeiros oferecidos por essas empresas estão cada vez mais completos. Toda a rotina gerencial e administrativa pode ser entregue para a empresa terceirizada, desde as tarefas mais básicas, como o pagamento de contas, para tarefas mais complexas, como auditorias. 

1. Definir as atividades que serão terceirizadas 

Para começar a terceirização do financeiro, primeiramente, as atividades que serão delegadas devem ser definidas. Depois, é o momento de escolher o parceiro estratégico para prestar o serviço. Busque indicações, pesquise por empresas que tenham experiência e casos de sucesso. 

2. Encontrar o prestador da terceirização financeira 

Após escolher a empresa, o contador avaliará o seu negócio, realizando um diagnóstico e planejando a transição das atividades. Este é um processo que deve ser realizado com cautela, pois as regras e políticas da empresa precisam ser cumpridas. 

3. Fase de implementação 

A empresa prestadora do serviço de terceirização deverá oferecer todo o suporte necessário durante o processo de implementação, já que será preciso ajustar as tarefas às demandas da empresa.  

4. Execução do BPO Financeiro 

Depois dessa fase de implementação, o que a empresa contratante precisa fazer é estar atenta a tudo que é repassado pelo BPO para não perder controle sobre as atividades.  

Falta de capital e lucro é o principal motivo de falência 

O Sebrae realizou um estudo em 2013 e verificou-se que 24,4% das micro e pequenas empresas fecham com menos de dois anos de existência. As causas para isso são várias, mas a principal é a falta de gestão financeira. 

Não basta apenas ter uma ideia e executá-la. Sem a gestão financeira, não há como pagar e receber de forma correta, ter conhecimento das situações antes de crises acontecerem e tomar decisões estratégicas. 

Ou seja, é como fazer esforço sem saber se dará certo. A má gestão resulta na falta de capital e lucro, levando empresas a falência. 

A gestão financeira precisa caminhar com a gestão contábil. É por isso que o BPO Financeiro junto à contabilidade aumenta consideravelmente as chances de sucesso de um negócio. 

Os erros mais comuns da gestão financeira 

Um dos benefícios do BPO é a redução dos erros na gestão financeira. Muitas empresas cometem esses erros por terem que lidar com várias atividades acontecendo ao mesmo tempo ou não terem qualificação o suficiente para fazer de maneira efetiva. 

O financeiro é assunto sério. Erros e falhas podem prejudicar o seu negócio, afetando mais de uma área. Veja quais são os erros mais comuns da gestão financeira:  

1. Confundir finanças empresariais com finanças pessoais 

Separar as finanças empresariais das finanças pessoais é uma tarefa que deve ser feita desde o início da empresa. Entretanto, por mais que pareça ser fácil, a centralização de tarefas e funções no empreendedor torna isso difícil de ser feito. 

Nosso conselho é que você evite por completo levar as contas da pessoa física para a empresa e o contrário também. A empresa, por mais que seja sua, não é você. Separe os gastos, tenha um cartão de crédito corporativo para pagar as despesas relacionadas à empresa e um pessoal para pagar as suas. 

Além disso, não use o dinheiro que está no caixa para pagar suas contas pessoais. Parece tentador e fácil, mas isso é uma péssima ideia que comprometerá a sua empresa. O que você, como empreendedor e colaborador da empresa, deve receber, é o pró-labore e a retirada de lucros. 

2. Falta de controle de estoque 

Calcular o estoque é uma forma de reduzir custos com armazenagem e otimizar compras, evitando imprevistos como a falta de mercadoria e conseguindo preços melhores.  

Muitas empresas não se atentam a isso e ignoram completamente o que o controle de estoque traz de benefícios, ficando na mão de outras empresas, do mercado e da sorte para as coisas darem certo. 

3. Não projetar o fluxo de caixa 

É importante saber com o que a sua empresa gasta, tanto a curto prazo quanto a longo prazo. Projetar o fluxo de caixa e analisar se ele realmente se concretizou ajudará a otimizar o financeiro. Planeje quais serão os gastos dos próximos meses e verifique se tudo saiu como planejado. Caso não, primeiramente, entenda os motivos para isso ter acontecido e depois aplique o que você entendeu nos próximos planejamentos. 

4. Falta de registros de entrada e saída 

Outra falha muito comum na gestão financeira é a falta de registros de entrada e saída de recursos.  

Tudo deve ser registrado, até mesmo aquele cafezinho, o pacote de papel a mais que precisou ser comprado, enfim, tudo! 

O planejamento financeiro precisa ter tudo detalhado, então, esses pequenos gastos que parecem ser irrelevantes podem fazer a diferença se somados. É melhor não arriscar e ter tudo registrado. 

Além disso, quando se registra entradas e saídas, você consegue identificar de onde vem e para onde vai o dinheiro da empresa. Caso precise fazer cortes, reduzir gastos, melhorar receitas, dentre outros, você saberá o que é essencial, o que pode ser reduzido e o que pode ter mais foco. 

5. Não acompanhar os indicadores de desempenho 

Se te perguntarmos como vão as finanças da sua empresa, o que você responderia? O gestor deve sempre avaliar o desempenho da empresa, ou seja, estar de olho nos indicadores de desempenho. Caso você só faça isso paga apagar incêndios, reveja a sua decisão. 

Muitas empresas não monitoram as finanças. O resultado é que só se dão conta dos resultados quanto a situação está muito ruim ou irreversível. 

Vale mais a pena evitar estes problemas do que deixar acontecer para resolver. Os indicadores são os termômetros do seu negócio e prestar atenção neles frequentemente possibilita a tomada de decisões que evitam crises. 

6. Falta de atenção e organização na gestão tributária 

Os tributos são os maiores desafios para o empreendedorismo no Brasil. São várias taxas, impostos e contribuições, além de uma série de obrigações acessórias como notas fiscais e livros contábeis.  

Se a situação por si já é complicada, imagine se não há atenção e organização por parte da empresa? Com certeza, isto resultará em multas e em gastos mais altos que o necessário. 

Vantagens de terceirizar o setor financeiro 

A terceirização do setor financeiro confere vantagens para a empresa que fez essa escolha. Isto vai além da redução de trabalho da equipe interna e redução de custos.  

Vamos entender o que tem de tão benéfico no BPO Financeiro? 

Foco na atividade principal 

Com o financeiro nas mãos de especialistas, a empresa consegue manter o foco na atividade principal. Isso não significa nunca mais olhar a parte financeira, afinal, ela é importante para a empresa. O que acontecerá é que toda a parte complicada, burocrática e que requeria muito esforço não será mais feita pela sua empresa. O que você receberá serão relatórios e análises. 

Assim, todo este tempo e atenção que seriam gastos nestes processos serão direcionados para a atividade principal do negócio, planejamento estratégico, relacionamento com os consumidores e muito mais. Isso significa mais produtividade e otimização. 

Informações úteis 

É dever da contabilidade e finanças fornecer informações úteis e valiosas para o gestor tomar decisão e suprir outras rotinas burocráticas.  

A terceirização do setor financeiro é uma forma estratégica para ter dados relevantes sobre a saúde financeira e o crescimento da empresa. O gestor recebe relatórios e análises para tomar suas decisões com segurança e alinhadas a realidade. 

Otimização dos processos financeiros 

A terceirização financeira otimiza os processos financeiros. Quem assumiu a responsabilidade destas tarefas tem competência e experiência para isso, simplificando e agilizando estes processos.  

Soluções inovadoras 

Inovar requer tempo e dedicação, e é exatamente isto que uma empresa ganha com a terceirização do financeiro. 

A distribuição das tarefas entre BPO financeiro e empresa possibilitam que os colaboradores foquem nos processos pertinentes à atividade principal, enquanto os terceirizados foquem nas tarefas financeiras delegadas a eles. O foco e atenção para estas tarefas trazem soluções criativas e inovadores.  

Redução de custos 

A redução de custos é um dos melhores benefícios que a terceirização do financeiro oferece. Já que não há uma equipe interna para o financeiro, os gastos operacionais são menores e os processos de gestão financeira e contabilidade ficam mais simples. 

Além da redução de custos operacionais, os encargos trabalhistas ficam menores, uma vez que contratar um serviço de terceirização do financeiro é mais prático e barato do que manter uma equipe interna. 

Como a equipe não é sua, mas de uma terceirizada, você não precisa se preocupar com treinamento, capacitação, estrutura e outros fatores que geram custos.   

O BPO Financeiro é indicado para pequenas empresas? 

Sim! O BPO Financeiro é indicado especialmente para pequenas e médias empresas pelos seguintes motivos: 

• Reduz despesas geradas para manter uma equipe financeira interna; 
• Contar com profissionais especializados; 
• Não se preocupar com o treinamento para a equipe financeira; 

• Contar com tecnologia; 
• Foco nas atividades-fim; 
• Reduz os erros na gestão financeira; 
• Mais segurança ao negócio devido ao apoio legal. 

No entanto, não é indicado para empresas maiores por demandar uma grande produtividade, rotinas complexas e muitas tarefas. Na verdade, cada caso é um caso e a viabilidade deve ser avaliada por um profissional. 

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